Я працюю у творчій сфері і переважно з дому. Займаюся журналістикою, копірайтингом, подеколи – SMM і PR. У моїй роботі творчість вкрай важлива. Проте креатив не може залежати від натхнення, настрою. Тут має бути щоденна системна і чітко організована робота. Тим паче, коли я водночас залучена у кількох проєктах.
Раніше я справді вважала, що писати варто, коли пишеться. Тому і дедлайни страждали, я часто перебувала у стресі, проте нічого з цим не робила. Я жила якось несвідомо. Постійно чимось займалася, однак хаотично, надто часто спонтанно, імпульсивно. Якщо одним словом, то я була невдоволена продуктивністю. Поруч із працею завжди було якесь навчання і спорт, безліч сімейних справ, особисте життя і друзі. І то все було на купу, без структурованості режиму.
Рідна й дуже близька мені людина зауважила, що я завжди занурена в процеси, однак результати затягувалися, стрес накопичувався, а я направду не розуміла, чому завжди дію, але не даю всьому раду як слід. І саме ця людина змусила мене прочитати книгу, яка суттєво вплинула на моє життя. Це навіть був ультиматум – я конче мала прочитати її. “Як упорядкувати справи” – праця Девіда Аллена, спеціаліста із тайм-менеджменту.
Ця книга – основа. Всі наступні, від інших авторів, перегукуються саме з “Getting things done”. Одразу скажу ще про шість книг, які надихають мене не піддаватися прокрастинації і попри все максимально ефективно використовувати час.
- “Добрий ранок щодня” (Джеф Сандерс. Не плутати з “Чудовий ранок”),
- “Книга про втрачений час” (Лора Вандеркам),
- “Велика книга 30-денних викликів” (Розанна Каспер),
- “Проєкт щастя” (Гретхен Рубін),
- “Важливі роки” (Мег Джей),
- “30 правил справжнього мрійника” (Єва Кац).
Я адаптувала інформацію із книг та різних статей у свою власну систему ефективності. Звісно, це мій досвід. І він пасує моєму стилю життя – частково фрілансерському і переважно в домашніх умовах. Навіть коли “працюю на роботі”, все одно маю вільний графік, бо головне – не кількість годин, а результат. Тому мені важливо себе дисциплінувати, аби в умовах свободи забезпечити результат. Вірю, вам будуть корисні мої правила продуктивності.
До речі, ось три історії про те, як усе встигати і бути щасливою. Досвід Лариси Липкань, Роксолани Сливки і Наталії Янцо.
1.
Чітко планую. Аби встигати, треба чітко планувати. І головно – дисциплінувати себе до виконання цих завдань, а не просто занотовувати. Я не пишу планів на рік, пів року, квартал чи місяць. Тільки мрію, уявляю, підсвідомо проєктую – чого хочу від життя протягом року. Формую перелік задач винятково на тиждень, день. Я не вкладаюся спати, не маючи розуміння, що робитиму завтра.Я не завершу неділю без плану на тиждень. Нерідко бувають спонтанні справи чи форс-мажор. Тоді теж вписую це у планувальник, аби потім розуміти, чому не встигла виконати пріоритетні задачі.
2.
Раціонально планую. Я записую ті справи на день, які реально втілити. Тобто не пишу все-все, що спадає на думку. Адже потім тільки буде стрес від невиконаних робіт. На щодень нотую те, що на 80% зможу зробити. Все інше додаю в окрему колонку “справ, які можна вирішити протягом тижня”.
3.
Аналізую виконані завдання. Намагаюся щовечора аналізувати ефективність дня. Не викреслюю зроблене, а з радістю ставлю пташку поруч. Нерідко мені бракує часу і наснаги, аби проаналізувати день. Тому намагаюся раз на тиждень підсумувати попередній тиждень-два, аби відзначити, що забула зробити. Займаюся цим, наприклад, у неділю, в атмосферному кафе, коли свідомість не перевантажена інформацією.
4.
Все записую. Щойно з’являється нове завдання чи ідея – одразу занотовую. Відтак точно не загубиться. Не стресуватиму, адже не триматиму все в голові і не боятимуся, що забуду. Записана справа – це вже старт її втілення. Головне – визначити, коли і як цим займатися.
Інколи заповнюю нотатки в телефоні, але переважно користуюся блокнотом. Я обожнюю паперові найякісніші блокноти, кайфую від писання, відпочиваю від телефону і комп’ютера, а ще писати ручкою – корисно для мозку. Мій блокнот поділений на дві частини. Перша – списки завдань на щодень. Друга – перелік задач за кожним проєктом і нетермінові справи. Для кожного проєкту чи статті виділяю окрему сторінку. Роблю це задля систематизації, і щоб вся інформація була на своєму місці. Тобто не змішую брифи для двох статей на одній сторінці. Нехай я олдскульна, але в блокноті мені це все легше й натхненно контролювати, ніж у мобільному.
5.
Систематизую мілкі задачі. Щодня сиплються дрібні справи. Не люблю довго про них міркувати, тому намагаюся якомога швидше збутися їх, аби не відволікатися від масштабнішого. Усі ці “must do” перевантажують мою свідомість, тому я ладна оперативно все зробити, ніж довго це планувати. Проте не роблю це хаотично. Якщо постійно займатися чимось несуттєвим, то коли приділити увагу вагомому? Тому нотую увесь дріб’язок, а потім виконую одним пакетом протягом визначеного часу. Відповісти на коментар під статтею, надіслати листа, оплатити рахунок, перетелефонувати, відписати на пропозицію, купити каву додому, піти на Нову пошту…
6.
Культивую ранок. Майже завжди ранок визначає мій день. І гарний ранок здатен врятувати будь-який день. Намагаюся не просипати ранок, адже тоді маю відчуття, немов щось пропустила, всі вже активно діють, а я щойно очі розплющила. Я найпродуктивніша вранці. Тому аж ніяк не можу пропустити чи згаяти цю частину дня, тим паче люблю її. Прозорість, тиша, невагомість, саме вранці я найкраще чую світ і себе в ньому.
Якщо день стартував ефективно, то ймовірно, що й надалі триватиме в такому ритмі.
Важливо! У вас буває, що ви прокинулися, але не підводитеся, ніжитеся хвилин 15? Це ж так кайфово! Але що солодше дрімаю, то розбитішою потім почуваюся, втрачаю настрій. Моє правило: грає будильник – одразу встаю. Самотужки прокинулася – теж миттєво підводжуся. Неодноразово читала пораду в різних статтях, мовляв, прокинулися – вставайте. Йдеться про те, що ми знов починаємо засинати, можемо провалитися в міцний сон, а після глибокого сну ще й треба хутко діяти, аби все надолужити. Це ж стрес. А ще вважаю, що краще недоспати, аніж навпаки.
7.
Вранці уникаю стресу, аби гармонізувати весь день. Я навмисно прокидаюся раніше, аби не квапитися. Взимку – о сьомій з будильником. Улітку – без будильника. Це ще один доказ, що природа визначає наші ритми. Перша година на початку дня – винятково моя. Прочиняю вікно, п’ю теплу воду з термокухлика, ванна, гімнастика, мінімальний “технічний передкавовий” сніданок, власне кава, книга. Саме книга, не інтернет. Водночас намагаюся не планувати на ранок забагато активних справ. Адже ці дії можуть перемкнути мою увагу з головних задач дня, відтак надалі мені буде складно на них сфокусуватися. Саме тому не готую вранці складних сніданків, бо цей процес надихає, проте розпорошує увагу – тож я ладна виконувати все, тільки не роботу.
8.
Першочергово “з’їдаю жабу”. Інколи вранці так важко підвестися з ліжка, адже чекає складне професійне завдання. Аби уникати таких відчуттів, намагаюся напередодні виконати маленьку частинку роботи, аби вранці вже продовжувати, а не тільки-но починати. Що маю на увазі? У мене йдеться про статті. Не люблю стартувати день з порожнього аркушу на лептопі. Бо можу впадати в ступор, оскільки не завжди знаю, з чого почати текст. Відтак маю стрес, нервую, картаю себе, мовляв, нічого не вдається, результативність спадає, а весь день може наповнитися поганим настроєм.
Також мені вкрай важливо не піддатися спокусі займатися іншими, значно легшими завданнями. Спершу – найскладніша робота. І крапка. Це і є правило “з’їсти жабу”. Якщо вранці візьму себе в руки і впораюся з найважчим пунктом плану, то й день буде класним. Після складного завжди в кайф давати раду дрібним нюансам.
До речі, що більше задач втілю у першій половині дня, тим більше буде наснага й надалі виконувати безліч справ. Бо ж як день почнеш…
9.
Ранок без соцмереж. Якщо вранці до роботи зазирну в інсту чи фб, то дуже ймовірно, що протягом дня не втілю всі ідеї. Через соцмережі я втрачаю концентрацію. Почитати книгу і фейсбук – дві великі різниці. Книга – врівноважує мою увагу. Фейсбук – розфокусовує. А ще інтернет подеколи позбавляє настрою, бо хтось напише щось погане, я відреагую і все – мозок уже працює в різних напрямках, але зосередитися на посидючій задачі вже не здатен. Я працюю з текстами, тож мені принципово важливо не розпорошуватися. Відтак до десятої ранку не гортаю стрічку новин, а працюю. А далі вже перевіряю сповіщення, відповідаю, згодом готую їсти. Це такий прийом. Допоки куховарю, інформація із соцмереж вкладається у свідомості, тож після трапези можу й надалі доволі зосереджено працювати.
10.
Дисципліна. Мені завжди важко почати. Кожен новий проєкт і майже кожну нову статтю. Чи не щоразу є спокуса відволіктися на щось інше. Проте змушую себе сідати за комп’ютер і працювати попри все. І нерідко – всупереч усьому. Трапляється, що не пишеться. Та я все одно докладаю зусиль. Тоді намагаюся немов вимикати свідомість і працювати на автоматі. А редагую цілком усвідомлено. )) У такі миті хочу прибрати всю оселю, почитати книгу, зателефонувати подрузі, поїсти, попити, прогортати всі месенджери й соцмережі… Проте знаю, що тоді тим паче результату не буде. Я занурюся у віртуальність, фейсбуки/інстаграми висмокчуть енергію, а згодом картатиму себе за слабку волю. Тому дуже важливо не піддатися спокусі почати день з телефону. Якщо вранці не залипну в ньому, то і протягом дня буде значно менше бажання скролити стрічку.
Як працюю над дисципліною? Завжди прокидаюся в один час. У роботі чітко встановлюю таймінг. Влаштовуюся за комп’ютером щонайменше на годину, не заходжу в соцмережі, не встаю з-за робочого столу. Або виділяю півтори-дві години безперервної діяльності. А надалі винагорода – соцмережі, кава або потискати кота. Якщо повсякчас відповідатиму на сповіщення, то як виконаю основну роботу? Адже кожен сигнал у соцмережах вимагає певних дій, рішень. Це займає купу часу, забирає енергію і розфокусовує увагу. Тому важливо не піддаватися на всі новини, а виділяти для цього окремий час.
Гадаю, головне правило – дисципліна – це і є про тайм-менеджмент. І вкрай важливо – почати. Бо ж апетит надходить під час їжі. :))
До речі, про прокрастинацію. Кажуть, вона виникає через надмірне виснаження. Можливо. Але інколи прокрастинація – це тільки лінощі. Якщо накопичилася втома, варто організувати повноцінний відпочинок, аби перезавантажитися, відтак знайти нові рішення й одержати наснагу для подальших дій. Але якщо горять дедлайни і вмикається прокрастинація, то це ще більший стрес для організму. Бо неможливо ефективно відпочити, якщо думаєш про роботу. Бо ж думки і страх не встигнути ще й як втомлюють. Тому з досвіду скажу: краще діяти маленькими кроками, аніж зі страхом очікувати завершення дедлайну. :))
11.
Послідовність задач. Я легко можу виконувати різні дії водночас. Прибирати, слухати вебінар, робити маску, приміряти одяг, балакати по телефону, бавитися із котом, записувати справи… Проте в розумовій діяльності все по-іншому. У роботі я “за” послідовність виконання завдань. Завершила одну справу – беруся за іншу. Це важливо, бо коли стрибаю поміж усього, то ризикую згаяти забагато часу за меншої ефективності. Між кожною задачею влаштовую кількахвилинну перерву, аби свідомість перелаштувалася.
12.
Ділю день на блоки. Намагаюся ділити день на п’ять-шість блоків. Пів ранку працюю за комп’ютером, відпочиваю трохи і знов пишу тексти до обіду. Обід. А в другій половині дня – ділові й дружні зустрічі, а якщо їх нема, то годинна-двогодинна прогулянка на каву, закупи, в банк, на пошту, стоматолог, сімейні чи особисті справи. Повертаюся додому і займаюся робочими завданнями, які не потребують чималого сфокусування. Увечері маю заняття – стретчинг або англійську. Це також чудово перезавантажує заповнену новинами свідомість. :)) Згодом ще трохи працюю, десь до 21.00-21.30. Увечері релаксую і вкладаюся спати.
Тож у першій половині дня намагаюся закрити питання, які потребують посидючості, а згодом займаюся всілякими активностями. До речі, зміна діяльності додає продуктивності, дуже раджу цей прийом.
13.
Цифровий детокс і відпочинок. У попередній колонці я розповідала, наскільки для мене важливий цифровий детокс, аби нормально функціонувати. :)) Додам тільки, що тайм-менеджмент – крутий і вчить контролювати свій час і позбуватися стресу. Проте, з іншого боку, він добряче стимулює перепрацьовуватися. Інколи мені важко пробачити собі неефективний день, невиконаний план, адже завжди вірю, що можу краще, більше, швидше. Подеколи навіть 5-10 вільних хвилин чимось заповнюю, хай навіть книгою чи серіалом.
Завдяки тайм-менеджменту я водночас збагнула цінність slow living, вміння зупинятися й насолоджуватися моментом. Я “за” усвідомлений відпочинок. Тайм-менеджмент розповідає, як керувати часом, але не відповідає, де черпати енергетичний ресурс. Саме тому я і вказала на початку ті шість книг, бо вони надихають не тільки встигати, а й кайфувати, вчасно зупинятися, роззиратися, осмислювати. Тому спершу я навчилася більше встигати, а наразі опановую вміння релаксувати. Можливо, це звучить нудно, але для відпочинку я виділяю окремий час, аби насолоджуватися і взагалі не думати про справи.
Евеліна Гурницька, Varosh
*** Матеріал опублікований як авторська колонка, відтак редакція Varosh може не розділяти погляди та думки, які автор висловив у цій публікації.
